O strategii lean napisano wiele książek, model ten staje się coraz to bardziej popularny. W Polsce pojawiają się specjaliści, którzy z dużym sukcesem wdrażają tego typu „myślenie” do wielu organizacji i robią to naprawdę dobrze. Jednym z nich chwalą się na początku swojej książki pod tytułem Office Samurai: Lean w biurze Michał Wolak i Andrzej Kinastowski. Na bazie swoich doświadczeń mężczyźni przygotowali podręcznik, który warto przeczytać, aby zobaczyć, jak można działać w sposób lean.
Od idź i zobacz do…
Jak mówią autorzy, każdy proces należy przeanalizować i zdiagnozować. Bez „dotknięcia” i sprawdzenia, jak wszystko działa w praktyce, nie możemy zastanowić się nad tym, co zmienić. Próba naprawienia pralki, gdy wiemy tylko, że coś stuka w środku, kończy się przeważnie fiaskiem. Wdrażanie jakiejkolwiek nowej metody działania w korporacji bez wiedzy, co szwankuje na każdym etapie produkcji i pracy, jest praktycznie niemożliwe. To trochę jak wróżenie z fusów. Jednak nie tylko procesy wymagają poznania, ważne jest też to, abyśmy poznali ludzi, którzy za nimi stoją. W ten sposób liczby i statystyki zmieniają się w konkretne osoby wykonujące konkretne zadania. Bardzo ważne w lean management jest to, aby poznać ludzi. W tej metodzie jednostka i ludzie pracujący w firmie, czy też korporacji, są najważniejszymi jej elementami. Takie podejście buduje prawdziwą kulturę ciągłego usprawniania. W takiej organizacji każdy pracownik może wykazywać oddolną inicjatywę i zgłaszać pomysły na usprawnienia.
Należy bowiem pamiętać, że bardzo łatwo zarządza się zespołem, siedząc w swoim biurze jak w akwarium, gdzie czujemy się jak gruba ryba, a nasi podwładni to maleńkie rybki pływające w niezwykłym ocenie korporacji. Problem polega na tym, że jest to jedynie złudzenie, którym sycą się menadżerowie. Bez bezpośredniego kontaktu nie jesteśmy w stanie dostrzec realnych problemów procesów. Nie możemy zapominać o tym, że początek całej rewolucji dała Toyota. Firma ta jest nadal niedoścignionym wzorem, gdyż to właśnie tam obserwacja i usprawnienie procesów osiągnęły szczyt.
… działaj
Obserwacja pozwala nam analizować i tworzyć pewne formularze opisujące poszczególne etapy procesów. Następnie możemy przeanalizować je pod wieloma względami. Możemy bowiem sprawdzić, czy w procesie występuje zbędny ruch, czy następuje jakaś przerwa spowodowana na przykład brakiem informacji lub środków. Podczas obserwacji możemy też dowiedzieć się, czy mamy do czynienia z nadprodukcją lub czy występują w procesie błędy. Autorzy książki krok po kroku pokazują, jak analizować każdą zdobytą informację. Prosto definiują poszczególne etapy wdrożenia i opisują je w sposób wystarczająco dokładny, by czerpać z nich korzyści.
Poka-yoke
Odpowiednio wdrożona strategia lean jest idiotoodporna. To prawda. Filozofia Lean zwraca uwagę na to, by przyczyn problemów zawsze szukać w procesach, a nie w ludziach. Każdemu człowiekowi może zdarzyć się pomyłka. Japończycy zasugerowali, że należy w takim razie skupić się na procesie i przemodelować go w taki sposób, aby błąd ludzki wyeliminować lub zminimalizować. Tak właśnie działa poka-yoke, czyli metoda zapobiegania powstawaniu błędów pochodzących z popełniania pomyłek. Inaczej mówiąc, system musi być na tyle idiotoodporny, jak to tylko jest możliwe. Autorzy książki pokazują to na przykładzie jednego ze swoich wdrożeń, które miało na celu wyeliminować pomyłki podczas księgowania faktur. Dodatkowo dobrym przykładem są powszechnie dostępne bankomaty, które przez ostatnie kilka lat swojego istnienia zmieniły sposób działania, by być jeszcze bardziej „przyjaznymi” dla użytkowników.
Office Samurai: Lean w biurze Michała Wolaka i Andrzeja Kinastowskiego to książka napisana lekko i ciekawie. Pokazuje w prosty sposób, jak osiągnąć zen w naszych biznesach, a wszystko przy wdrożeniu lean management. Etapy tego typu zarządzania przestawianie są krok po kroku, a najważniejsze poparte są przykładami, które najlepiej obrazują pewne zmiany. Warto sięgnąć po tę pozycję.
