W dzisiejszym artykule podsumowujemy wrażenia po przeczytaniu książki „Złe decyzje zakupowe. Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony” Petera Smitha (wyd. MT Biznes). Marnowanie środków – również przez błędne inwestycje – to jeden z grzechów głównych, jaki może popełnić przedsiębiorca, niezależnie od wielkości firmy. Książka Smitha przytacza wiele jaskrawych przykładów na to, jak można było uniknąć trwonienia zasobów firmy, aby nie przysporzyć szkody biznesowi.
Zanim przejdziemy do recenzji książki „Złe decyzje zakupowe” – czytając książkę trzeba pamiętać, że w Polsce funkcjonuje ustawa o zamówieniach publicznych (zwłaszcza nowe regulacje, wprowadzone na początku 2021 r.). Dlatego każdy przypadek należy rozważać indywidualnie, mając pod ręką teksty odpowiednich ustaw.
Przejdźmy zatem do „clue” dzisiejszego tekstu, czyli recenzji książki Petera Smitha.
Smith jest uznanym specjalistą ds. logistyki i zarządzania łańcuchami dostaw. To jeden z najbardziej wziętych ekspertów w UK, który pracował zarówno dla sektora publicznego, jak i prywatnego. W książce „Złe decyzje zakupowe” opowiada o najdziwniejszych, najśmieszniejszych i najbardziej mrożących krew w żyłach feralnych zakupach, jakich dokonali przedsiębiorcy, dyrektorzy, kierownicy i inni pracownicy, z jakimi Smith spotkał się przez 35 lat pracy w branży.
Lektura obowiązkowa dla zarządów, prezesów i urzędników publicznych
Lucy Harding
Szef kontra dostawca
Co najczęściej jest powodem dokonywania zakupu, który okazuje się być marnotrawstwem? Według autora, zakupy takie to próba rozwiązania problemów powstałych w wyniku błędu, jaki popełnił przedstawiciel firmy, lub oszustwa wobec tejże firmy. Ale nie tylko. Autor podaje wiele różnych przykładów sytuacji, w których narażamy przedsiębiorstwo na niepotrzebne zakupy i marnowanie środków, choć w dość uproszczonej formie.
Aby zdjąć ciężar z analizowanych „kejsów” i nie zestresować zbytnio czytelnika, Smith posługuje się lekkim językiem i zabawnymi, celnymi uwagami. Polityczne przekręty, zamówienia publiczne napisane pod kolegę, oszustwa na fakturach – to, co spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom i samorządowcom w „Złych decyzjach…” jest opisane z nerwem godnym stand-upu. Ta komediowa formuła sprawia, że „Złe decyzje zakupowe” czyta się jak niegdyś oglądało produkcje Barei, bez utraty profesjonalnej, informacyjnej warstwy książki.
Katastrofa + VAT
To, co nieco rozczarowuje w publikacji to stosunkowo niewiele miejsca poświęconego realnym rozwiązaniom i technikom, jak unikać zakupowych wpadek, które można przełożyć 1 do 1 na działania w swojej firmie. To zarówno wada, jak i zaleta tej publikacji. Teoretycznie i praktycznie Peter Smith prezentuje czytelnikom sporo know how w analizach poszczególnych opowieści.
Autor podaje wyżej wymienione porady w sposób dość ogólnikowy, popierając się ciekawostkami z 35 lat swojej pracy w branży. Trudno byłoby przecież dostosować poradnik do wszystkich ustaw i regulaminów na świecie! Nie jest to książka ucząca skomplikowanych technik – niemniej jednak pokazuje pewne nieszablonowe spojrzenie na kwestie zakupowe, które nierzadko sami zbytnio komplikujemy. Tak, jak NASA.
Jak kupować lepiej wg. Petera Smitha?
Jak kupować lepiej, zgodnie z doświadczeniem Smitha? Poniżej znajdziesz tylko kilka z mnóstwa przykładów dobrych praktyk, które wymienia autor.
Napisz idealną specyfikację.
Potrzebujesz czegoś, czym możesz pisać w przestrzeni kosmicznej? W specyfikacji nie określaj docelowego produktu jako „długopisu piszący w stanie nieważkości”, ale jako „coś, czym da się pisać w stanie nieważkości”. Gdyby pracownik NASA na to wpadł, być może instytucja zdecydowałaby, że wystarczy kupić… ołówek.. Dlatego dobrze przemyślana i napisana specyfikacja zakupu jest taka istotna. Inaczej wydasz – tak jak NASA – miliony dolarów na rozwiązanie problemu, którego alternatywne rozwiązanie kosztuje zaledwie kilka centów.
Dogadaj się
Smith zwraca uwagę na brak komunikacji między osobą odpowiedzialną za zakup (sprzętów, usług, szkoleń etc.) a końcowych użytkownikiem tychże. W niejednej firmie zarząd „chciał pomóc” swoim pracownikom, oferując im sprzęt, którego nie potrafili obsłużyć lub szkolenia, których nie potrzebują. Autor wskazuje, jak usprawnić komunikację i na co zwracać uwagę, aby nie marnować środków w ten sposób.
Poznaj rynek
Ten fragment książki będzie szczególnie pomocny osobom odpowiadającym za zamówienia publiczne, samorządowcom i specjalistom ds. przetargów. Niejedna osoba głowiła się nad napisaniem treści konkursu dla dostawców, nie mając zielonego pojęcia czego powinna oczekiwać. Znajomość rynku to podstawa – i tych podstaw uczy też Smith.
Znaj swojego dostawcę
Ignorancja w zakresie własnych dostawców odbije się czkawką na każdym przedsiębiorstwie. Również pijarowo.
Koncepcja rynku wydaje się prosta i zrozumiała w przypadku rynków dóbr fizycznych (takich jak kakao, ropa naft owa czy metale). Sporo organizacji równie dużo pieniędzy co na surowce, podzespoły czy składniki wydaje jednak na usługi, takie jak choćby marketing. Dlatego ważna jest również znajomość tego typu rynków.
Peter Smith
Koniec koszmaru logistyka
Podsumowując, książka „Złe decyzje zakupowe. Błędy, które mogą kosztować Twoją firmę miliony” to… całkiem udany zakup. Polecamy ten tytuł nie tylko pracownikom konkretnych działów, ale również menadżerom, logistykom, prezesom i samorządowcom. Wbrew pozorom wiele rad autora trafi do osób zarządzających dużymi przedsiębiorstwami, składającymi się z wielu działów.
